A kkv-k eddig - elsősorban az áruk miatt - általában nem használták a komplex vállalati előnyöket nyújtó HR-szoftvereket. Mára azonban a legtöbb cég felismerte, hogy a HR-feladatok nem megfelelő megoldásával hosszabb távon biztosan veszít, így ez a terület egyre inkább a figyelem középpontjába kerül. Korábban legfeljebb a HR-esek használták a bér- és humánügyviteli szoftvereket, ma pedig már a középvezetők is, sőt bizonyos funkciókat a munkavállalók is elérhetnek. Létezik olyan struktúra, amelyen keresztül az összes HR-szoftver elérhető, és amely eleget tud tenni többek között annak az igénynek is, amikor nagyszámú felhasználó szeretné gyorsan használni a szoftvereket.
A megrendelők szolgáltatás formájában, egy felhő-szerű rendszerben veszik igénybe a HR-megoldásokat biztosító szoftvereket - fogalmaz Kudich Zsolt, a NEXON ágazati igazgatója. A felhő alapú szolgáltatás (SaaS) lényege, hogy a szoftvereket a szolgáltató üzemelteti, frissíti és karbantartja, a felhasználók pedig szigorú jogosultsági rendszer szerint interneten keresztül használhatják a saját adatbázisukat. Nem kell megvásárolni a szoftverek licencét, a vállalkozó csak a használat mértékében fizet. A felhő alapú szolgáltatás másik előnye, hogy a felhasználók bárhonnan elérhetik a szolgáltatást. Az alkalmazásokat modulárisan lehet bevezetni, így rugalmasan tudják követni a kkv-k igényeit. A felhő nagyon erősen terjed, elsősorban a HR és a CRM területén van már sok megvalósult projekt. A NEXON cafeteria rendszerét pedig már több mint 20 ezer munkavállaló felhő alapú szolgáltatásként veszi igénybe.
Háromféle felhasználó van: HR-es, az emberi erőforrással gazdálkodó középvezető, és a munkavállaló, akik különböző szintű hozzáféréseket kapnak a programokhoz. Az integrált HR szoftverek folyamatorientált támogatást nyújtanak valamennyi HR-feladathoz, a munkaerő-tervezéstől és -felvételtől a kompetencia alapú teljesítményértékelésig. Számos alkalmazás a dolgozók számára is nyitott: itt lehet vezetni a jelenléti ívet, vagy megnézhetik a munkabérjegyzéken saját fizetésüket. A rendszer - akár egy okos mobillal is - bárhonnan elérhető, az adatokat mégsem kell félteni, mert folyamatosan auditált információbiztonsági rendszer keretében biztosítják az adatbiztonságot. A szolgáltatáshoz emelt szintű ügyféltámogatás kapcsolódik, ami egyrészt azt jelenti, hogy a rendszer követi a jogszabályok változását, azaz mindig naprakész, másrészt, ha az ügyfélnek kérdése vagy problémája van - akár például az, hogy elfelejtette a jelszavát - egy call centertől kaphat válaszokat.
Egy szoftver nem helyettesít egy HR-est, hiszen a szakmai kontrol és döntések elengedhetetlenek a jó működéshez. A HR adminisztrációt azonban jelentősen támogatja és megkönnyíti egy integrált HR rendszer, különösen akkor, ha a dolgozók bizonyos funkciókat saját maguk kezelnek az önkiszolgáló modulokban. Ezen kívül az integrált rendszer folyamatorientált, szakértői keretet nyújt a korszerű humánerőforrás gazdálkodáshoz, és naprakész adatokat biztosít a megalapozott döntésekhez. Egy ilyen HR rendszer hatékonyságnövelő eszköz, amely lehetővé teszi, hogy kisebb létszámú csapat is eredményesen és biztonságosan hozzon jó döntéseket. Alkalmazásának van még egy pozitív hatása: a nyitás a munkavállalók felé önmagában pozitívum, hiszen azt sugallja, hogy a cég innovatív, fejlődik, azaz nagyon jó eszköz a belső pr erősítésére. Ha a HR - vagy a vezetés - mindezeket felismeri, akkor a cég komoly versenyelőnyre tehet szert.
